Come gestire i rimborsi spese per i dipendenti nelle aziende

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Milano, 10 Marzo 2020 - All’interno delle aziende, soprattutto delle piccole e medie imprese, si è costretti a dedicare molte risorse al reparto amministrativo, per gestire in maniera corretta ed efficiente la rendicontazione delle spese aziendali.  

Si tratta di un procedimento da svolgere con cura e attenzione massima in ogni passaggio, affinché sia possibile erogare i dovuti rimborsi ai dipendenti e richiedere quanto previsto in merito di agevolazioni e detrazioni.  

Come funzionano i rimborsi per le spese aziendali 

Qualsiasi azienda deve occuparsi della restituzione delle somme spese dai dipendenti, se effettuate durante lo svolgimento di mansioni e di attività per l’impresa. Rientrano tra le voci, ad esempio, le classiche trasferte di lavoro, dove è necessario presentare le note spese per il pagamento dell’hotel, del ristorante e del carburante, oppure gli acquisti online effettuati per munirsi di software o servizi telematici di vario genere. 

Tutte le spese devono essere dunque rendicontate, per risarcire il dipendente degli acquisti effettuati, anticipando di fatto liquidità per l’azienda, inserendo poi il rimborso all’interno della busta paga. Prima di erogare la somma, è necessario controllare ogni operazione, associando la spesa alla persona interessata e all’ambito all’interno del quale è stato richiesto il pagamento. Queste operazioni possono risultare piuttosto difficili e richiedere molto tempo e risorse. 

Ciò è vero soprattutto quando più dipendenti usano la stessa carta aziendale, laddove non esiste un sistema standardizzato o una gestione digitale adeguata, oppure nei casi in cui vengono commessi errori nella rendicontazione delle spese aziendali. Non è raro che sia estremamente complesso risalire all’origine dei pagamenti ai fini contabili, con il conseguente rallentamento dei tempi di rimborso e l’aumento del lavoro per il reparto amministrativo dell’impresa. 

I vantaggi delle carte prepagate Soldo per la gestione dei rimborsi aziendali 

Una soluzione in grado di risolvere velocemente tali criticità, ottimizzando la gestione dei rimborsi per le spese dei dipendenti, sono le carte prepagate Soldo. Si tratta di strumenti di pagamento per il settore business, che permettono di semplificare la rendicontazione delle spese aziendali. 

Le prepagate Soldo, infatti, permettono di tracciare ogni pagamento collegandolo subito alla persona e all’ambito aziendale di riferimento. Ciò è possibile grazie all’inserimento di appositi tag per ogni singola operazione, un sistema utile per categorizzare le spese, associando per esempio i pagamenti al progetto o al cliente. In più, la rendicontazione avviene tramite report telematici, perciò si possono esportare i dati e integrarli all’interno di altri software utilizzati nel reparto amministrativo dell’azienda. 

Allo stesso tempo, le carte Soldo possono essere richieste online in maniera facile e veloce, tramite il portale web ufficiale. Per aiutare le imprese a contenere le spese aziendali viene offerta la possibilità di usufruire di piani tariffari base a canone zero – è il caso di Soldo Start – e soluzioni dai costi contenuti – con le opzioni Soldo Pro e Soldo Premium. 

Inoltre, viene messa a disposizione la possibilità di controllare le spese, configurando budget personalizzati per ogni dipendente e collaboratore, da modificare in tempo reale per far fronte a eventi imprevisti ed emergenze improvvise. 

L’importanza di una corretta gestione dei rimborsi aziendali 

L’utilizzo di prepagate come le carte Soldo per la gestione dei pagamenti aziendali, non solo consente di facilitare la rendicontazione delle spese, ma offre molti altri vantaggi sia per le imprese sia per dipendenti e collaboratori dell’azienda. Innanzitutto, si possono evitare errori, perfezionando e velocizzando i procedimenti di erogazione dei rimborsi. Ciò permette di migliorare i rapporti con i lavoratori, favorendo non solo un clima di fiducia ma riducendo anche i tentativi di manipolazione delle note spese. 

Il monitoraggio degli acquisti e la personalizzazione delle soglie di spesa, infatti, rendono quasi impossibile l’attuazione di truffe, senza contare la possibilità di verificare ogni pagamento in tempo reale. Inoltre, con l’uso di strumenti efficienti si può diminuire la presenza di informazioni incomplete, attribuendo immediatamente ogni operazione sia al dipendente che al tipo di servizio che ha richiesto tale spesa. 

Le carte prepagate business sono oggi la soluzione preferita dalle aziende, decisamente più affidabili, sicure, economiche e facili da gestire. L’ottimizzazione della rendicontazione per i rimborsi delle spese aziendali, ottenuta utilizzando prepagate evolute, permette anche di migliorare i procedimenti per la richiesta delle detrazioni, laddove previste. Tutti questi aspetti contribuiscono alla crescita dell’impresa, dei rapporti aziendali e alla riduzione dei costi amministrativi, vantaggi competitivi importanti che possono fare la differenza all’interno di un’impresa. 

Per maggiori informazioni 

Sito Web: https://www.soldo.com/it/  

Un progetto a cura di: Soldo Financial Services Ltd 

Comunicato a cura di: Img Solutions srl per Instilla srl